Cuando un contratista presenta un adicional o discute una penalidad dentro de la administración contractual de su obra, la respuesta de la entidad no siempre es favorable. La nueva Ley General de Contrataciones Públicas organiza ese desacuerdo en un recorrido de tres instancias, cada una con su momento y su resultado.
Las tres instancias, en orden
Primera instancia: la entidad
Es donde debe resolverse todo lo que se pueda resolver. El reclamo se presenta durante la ejecución, con el sustento técnico y contractual del hecho: qué ocurrió, cuándo, por qué corresponde y cuánto. La calidad del expediente aquí determina el resto del recorrido. Un adicional sustentado con registro contemporáneo —asiento de cuaderno de obra, comunicación cursada en plazo, sustento técnico del momento— tiene posibilidades reales de ser reconocido sin escalar. El mismo adicional reclamado tarde y reconstruido después, no.
Segunda instancia: la JPRD
La Junta de Prevención y Resolución de Disputas es una de las incorporaciones más relevantes de la nueva Ley. Su lógica es distinta a la del arbitraje tradicional: existe para resolver controversias sindetener la obra.
Emite decisiones vinculantes mientras la ejecución continúa, lo que evita el escenario clásico de una obra paralizada esperando un laudo que llegará años después. Para el contratista esto cambia la aritmética del reclamo: discutir ya no implica necesariamente frenar.
Tercera instancia: el arbitraje
Cuando la controversia persiste, queda el arbitraje: un laudo con fuerza de sentencia, en la vía privada. Es la instancia más lenta y más costosa, y por eso mismo la que conviene evitar cuando el caso pudo resolverse antes.
Llegar al arbitraje con un expediente débil es la peor combinación posible: el costo máximo con la probabilidad mínima.
La preparación es una sola
AIT acompaña al contratista en las tres instancias. El objetivo es resolver en la primera; la preparación es para llegar sólido a cualquiera de ellas.
Esto tiene una consecuencia práctica importante: el trabajo que determina el resultado en la tercera instancia se hace en el mes uno de la obra, no cuando se redacta la demanda arbitral. Registro oportuno, comunicaciones en plazo, sustento técnico contemporáneo. Todo lo demás es reconstrucción.
Cómo decidir hasta dónde escalar
Magnitud económica. El costo de escalar debe guardar proporción con lo que está en discusión.
Solidez del registro. Si el hecho está bien documentado, escalar tiene sentido; si no, conviene corregir la práctica antes que litigar.
Efecto sobre la ejecución. La JPRD permite discutir sin paralizar; ese solo hecho suele inclinar la decisión.
Relación con la entidad. Un reclamo bien planteado en primera instancia protege la relación; uno improvisado la deteriora sin conseguir nada.